Bei Wohnhäusern mit mehreren Wohnungen ist es üblich, dass die diversen Verwaltungsaufgaben von einer Hausverwaltung übernommen werden. Die Hausverwaltung ist außerdem auch eine Schnittstelle zwischen Eigentümerinnen / Eigentümern und Mieterinnen / Mietern. Kümmert sich somit auch um die verschiedenen Anliegen, die im Zusammenhang Wohnungen auftauchen.

Was sind die Aufgaben der Hausverwaltung?

Ganz allgemein sind die Pflichten der Hausverwaltung in Österreich gesetzlich geregelt. Dabei dient die Hausverwaltung dazu, die Interessen der Eigentümerinnen und Eigentümer einerseits und der Mieterinnen und Mieter andererseits zu vertreten.

Bestellt wird die Hausverwaltung von der Gemeinschaft der Wohnungseigentümerinnen und Wohnungseigentümer. Dabei entscheidet die einfache Mehrheit, welche Hausverwaltung eingesetzt wird. Meistens wird der Hausverwaltung eine Vollmacht erteilt. Häufig passiert das bereits im Kaufvertrag. Ansonsten durch eine gesonderte Vollmacht. In den selteneren Fällen, dass nur Teilbereiche der gesetzlich vorgeschriebenen Aufgaben an eine Hausverwaltung delegiert werden, müssen die restlichen Pflichten von der Gemeinschaft der Wohnungseigentümerinnen und Wohnungseigentümer selbst wahrgenommen werden.

Hausverwaltung bei Eigentumswohnungen

Bei Eigentumswohnungen ist die Hausverwaltung verpflichtet eine  richtige Abrechnung über die Betriebskosten sowie die Rücklagen zu erstellen. In dieser Abrechnung müssen sämtliche Ausgaben und Einnahmen aufgelistet sein. Auch eine Pflicht der Hausverwaltung ist die Verrechnung von Heiz- und Warmwasser-Kosten. Außerdem ist die Hausverwaltung für die Reinigung und Pflege des Hauses zuständig.

Betriebskostenabrechnung

Wenn die Betriebskostenabrechnung ein Guthaben ergibt, muss dieses Guthaben bis spätestens 1.8. anteilig den Wohnungseigentümerinnen und Wohnungseigentümern gutgeschrieben oder zurückerstattet werden. Falls die Betriebskosten-Vorauszahlungen zu niedrig angesetzt wurden, muss der Fehlbetrag von der Hausverwaltung ebenfalls bis zum 1.8. des Folgejahres eingefordert werden.

Die Abrechnung muss innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf der Abrechnungsperiode (Kalenderjahr) jeder Wohnungseigentümerin / jedem Wohnungseigentümer schriftlich übermitteln werden. Die Eigentümerinnen / Eigentümer dürfen außerdem Einsicht in die Belege nehmen und Kopien davon anfertigen.

Heizkostenabrechnung

Auch die Heizkosten- und Warmwasserkosten-Abrechnung nach dem Heizkostenabrechnungsgesetz ist innerhalb 6 Monaten nach Ende der Abrechnungsperiode fällig. Im Unterschied zur Betriebskostenabrechnung muss die Periode nicht automatisch das Kalenderjahr sein.

Sonstiges

Falls eine Eigentümerin / ein Eigentümer die Abrechnung anfechten möchte, kann sie oder er eine inhaltliche Überprüfung bei Gericht veranlassen.

Mindestens im Rhythmus von zwei Jahren hat die Hausverwaltung eine Hausversammlung  für alle Bewohnerinnen und Bewohner zu veranstalten. Bei dieser Hausversammlung wird der aktuelle Zustand des Hauses transparent dargestellt. Falls sich Kosten ändern oder absehbare Investitionen zu erwarten sind, gehört darüber ebenfalls aufgeklärt.

Die Eigentümerinnen und Eigentümer sind von der Hausverwaltung des Weiteren zu informieren, wofür Rücklagen verwendet werden. Reparaturen oder Umbauarbeiten hat die Hausverwaltung zu betreuen. Falls eine Situation eine Reparaturarbeit erfordert, muss die Hausverwaltung zumindest drei Angebote einholen und sich davon für die günstigste Variante entscheiden. Falls die Angebote einen unterschiedlichen Leistungsumfang bieten, kann die Hausverwaltung jedoch abstimmen lassen. Wenn sich die Eigentümerinnen / Eigentümer bei dieser Abstimmung doch dafür aussprechen, ein teureres Angebot anzunehmen, da dieses mehr Leistung bietet, darf eben jenes teurere Angebot angenommen werden.

Hausverwaltung bei Mietwohnungen

Im Großen und Ganzen sind die Aufgaben der Hausverwaltung bei Mietwohnungen übereinstimmend mit den Aufgaben bei Eigentumswohnungen. Kleine, feine Unterschiede gibt es im Detail aber schon. Wenn beispielsweise Kosten für die Instandhaltung der Wohnung anfallen, sind diese Kosten nicht von der Mieterin / dem Mieter der Wohnung zu bezahlen, sondern von der Eigentümerin / dem Eigentümer.

Überblick über die Leistungen der Hausverwaltung

  • Erstellen der Abrechnungen
  • Berichterstattung an die Eigentümerinnen und Eigentümer
  • Organisation des Budgets
  • Behördenverkehr
  • Ansprechpartner bei Anliegen der Bewohnerinnen und Bewohner 
  • Beauftragung von Instandsetzungs- und Reparaturarbeiten
  • Vertragsverwaltung
  • Versicherungsangelegenheiten
  • Vertretung der Eigentümerinnen und Eigentümer vor Gericht
  • Behördenverkehr

Woran erkenne ich eine gute Hausverwaltung?

Eine seriöse Hausverwaltung ist zunächst einmal ganz einfach darin zu erkennen, dass sie den Eigentümerinnen / Eigentümern Arbeit abnimmt und in deren Interesse handelt. Zusätzlich ist eine gute Hausverwaltung auch transparent in der Berichterstattung und spielt zudem auch eine nützliche Rolle als beratende Instanz. So sollte eine professionelle Hausverwaltung den richtigen Zeitpunkt erkennen, bei dem es sinnvoll ist, Investitionen zu tätigen. Das gilt auch im umgekehrten Fall. Sprich, wenn die Eigentümerinnen und Eigentümer überlegen, zu renovieren, momentan aber kein günstiger Zeitpunkt ist, soll auch das angesprochen werden.

Natürlich spielt die Hausverwaltung auch eine entscheidende Rolle dabei, für ein harmonisches Verhältnis zwischen den Eigentümerinnen / Eigentümern und Mieterinnen / Mietern zu sorgen. Zuhören, helfen und vermitteln sind hierbei wichtige Kernaufgaben.

Ein weiteres Qualitätsmerkmal einer Hausverwaltung ist, wenn beim Haus ein regelmäßiger Lokalaugenschein erfolgt. So kann der tatsächliche Zustand am besten erfasst werden. So erkennen auch die Bewohnerinnen und Bewohner, dass es hier jemanden gibt, der präsent ist und sich kümmert.

Wie viel kostet eine Hausverwaltung?

Die Kosten für die Hausverwaltung hängen freilich von der Größe des Hauses ab. Je größer das Haus, desto höher sind die Kosten. Vereinfacht kann von einem Quadratmeterpreis von rund 3 Euro ausgegangen werden. Wobei es hierbei klarerweise lokale Unterschiede gibt. In größeren Städten können die Kosten für die Hausverwaltung auch signifikant höher sein.

Wie kann die Hausverwaltung gekündigt werden?

Falls die Gemeinschaft der Eigentümerinnen und Eigentümer mit der bestehenden Hausverwaltung unzufrieden ist, kann die Hausverwaltung selbstverständlich auch gewechselt werden. Damit die aktuelle Hausverwaltung wirklich gekündigt wird, reicht ein Beschluss der einfachen Mehrheit. Wenn ein solcher Beschluss gefasst wurde, muss die Kündigung bis Ende Juni erfolgen. Gewechselt werden kann die Hausverwaltung nämlich nur zum Jahresende.